Anar al contingut de la web
Logotipo Ayuntamiento de Calvia

El teu Ajuntament

Logotipo Ayuntamiento de Calvia
Visita Calvià Ciutadania Coneix Calvià

Imprimir p gina

Compartir en Linkedin

Compartir en Facebook

Compartir en Twitter

Informació jurídica

Gestió documental i Arxiu municipal

Gestió documental i l'Arxiu Municipal de Calvià (AMCV) 

1. Política de gestió documental de l'Ajuntament de Calvià aprovada pel Ple

2. Quadre de classificació de l'Ajuntament de Calvià 

3.  Reglament oficial de l'Arxiu (es publicarà en la major brevetat)

L’Arxiu Municipal de Calvià (AMCV)

L’Arxiu Municipal de Calvià (AMCV) és el departament de l’Ajuntament de Calvià encarregat de la gestió, descripció, custòdia, valoració, preservació i difusió del volum documental generat al nostre municipi, des de la documentació dels fons històric fins els expedients tancats recentment (mínim 5 anys des que es tanqui). Depèn jeràrquicament de Secretaria i atén diàriament consultes de forma presencial o telemàtica, ja siguin externes o internes.

L’Arxiu realitza la funció d’arxiu central (rep transferències habitualment per part dels arxius de les àrees per així fer l’accés, valoració, selecció, eliminació o conservació definitiva) i històric (assegura la conservació i preservació digital de la documentació que no s’ha expurgat en processos anteriors). A més, l’AMCV dictamina criteris d’organització i gestió de la documentació creada des de les àrees per així assegurar-ne la seva integritat durant tot el cicle de vida dels documents en el Sistema de Gestió Documental de l’Ajuntament (SGD). Per tant, l’AMCV està en contacte directe tant amb els treballadors i treballadores de l’Ajuntament com amb la ciutadania.

L’objectiu a nivell intern és gestionar, millorar i assegurar totes les accions sobre els documents que gestiona l’Ajuntament, des que es genera un expedient fins que s’arxiva o s’elimina definitivament. En aquest aspecte, l’arxiu és l’encarregat de supervisar el compliment de mantenir un arxiu electrònic únic (que es desenvoluparà pròximament), per així complir amb la Llei 39/2015 de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, a més de controlar el Sistema de Gestió Documental i el desenvolupament de les seves eines funcionals.

L’objectiu a nivell extern és difondre el patrimoni documental del municipi a la ciutadania i fer possible el seu accés de la manera més senzilla.

Funcions de l’AMCV a nivell intern

  • Supervisar i gestionar el sistema de gestió documental de l’Ajuntament.

  • Mantenir i supervisar el Quadre de classificació.

  • Vetllar pel compliment de les normes de gestió documental.

  • Supervisar l’esquema o el vocabulari de metadades de l’Ajuntament.

  • Garantir la interoperabilitat dels expedients i tenir com a referència l’Esquema Nacional d'Interoperabilitat (ENI) i l’Esquema Nacional de Seguretat (ENS).

  • Elaborar taules d’accés i seguretat tenint en compte la legislació actual.

  • Garantir l’autenticitat, integritat i conservació del document.

  • Formar als treballadors i treballadores de l’Ajuntament en aquestes qüestions.

  • Coordinar els criteris en matèria de gestió documental amb els responsables departamentals.

  • Identificar i valorar les diferents sèries documentals, per tal d’establir un calendari de conservació.

  • Dur el registre i control dels models i plantilles de documents elaborats per les unitats.

  • Vetllar per l’ús correcte de l’Arxiu físic i electrònic de l’Ajuntament.

  • Facilitar la transparència, la rendició de comptes i la publicitat activa de la documentació que custodia.

  • Formar-ne part, aixecar actes i donar suport a la Comissió de Gestió de la Informació de l’Ajuntament.

  • Coordinar i controlar les eliminacions de documentació.

Funcions de l’AMCV a nivell extern

  • Consulta i reproducció dels documents (excepte els que estan subjectes a restriccions legals), de forma presencial o a distància.

  • Orientació en la recerca i en la consulta.

  • Facilitar la transparència, la rendició de comptes a la ciutadania i la publicitat activa dels documents que custodia.

  • Informació documental i bibliografia de temes locals.

  • Assessorament sobre el tractament de la documentació.

  • Col·laboració en diferents activitats i visites.

  • Informació històrica.

Consultes i préstecs externs de documentació que custodia l’Arxiu Municipal

Qualsevol persona interessada major de 16 anys podrà consultar a l’Arxiu tots els documents originals i recursos d’informació que tingui siguin del interès. Prèviament s’haurà de demanar cita prèvia mitjançant el web de l’Ajuntament, via telèfon (971139153) o via email: arxiu@calvia.com

Si la informació que es sol·licita està en format digital es tindrà dues opcions:

  • Venir a l’arxiu a veure la documentació digitalitzada corresponent a una pantalla d’alta definició.

  • Rebre els expedients en línia previ pagament de les taxes corresponents. Si la informació requerida tingués dades personals serà necessària l’autorització de la persona afectada, titular o propietària.

Si la informació que es sol·licita encara no es troba digitalitzada, es podrà venir a l’arxiu, havent sol·licitat cita prèvia anteriorment. Si es vol una còpia d’algun expedient o documentació s’haurà d’abonar la taxa corresponent (si hi hagués dades personals sensibles s’haurà de dur l’autorització corresponent).

 

La persona interessada es podrà adreçar al personal de la sala de consulta per resoldre els dubtes sobre qualsevol dels fons conservats.

Taxes

  • Adquisició d’expedients en format digital: 15 euros per expedient. Si és un expedient d’urbanisme contindrà: part administrativa, memòria i plànols. Si es vol un expedient d’aquest tipus s’hauria de facilitar l’autorització de la persona propietària i les dades completes (nom, DNI/NIE i adreça) de la persona/empresa a la qual se li emeti l’autoliquidació. No s’admetrà el passaport.

  • Fotocòpies en paper: format Dina A4 i Dina A3 (0,15€ i 0,30€ respectivament), tant d'expedients en paper com digitalitzats, però sempre amb consulta presencial. Quan es tracti de plànols d'expedients no digitalitzats, una fotocòpia Dina A3 per plànol (no tot el plànols). També hi ha el mateixos requisits per a la seva adquisició.

  • Adquisició de plànols no digitalitzats: després de la seva consulta a l’Arxiu, es seleccionarà els plànols que es vol i es farà un registre general a l’Ajuntament. Tindrà un cost de 6€ per plànol (es digitalitzarà i s’enviarà per correu).

Consultes per part d’investigadors/es de documentació que custodia l’Arxiu Municipal

Si la persona interessada és un investigador/a –amb la suficient acreditació- podrà demanar cita directament per telèfon o via email i no serà necessari que vingui els dies que hi ha cita prèvia.

Sortida d’expedients fora de l’Ajuntament

Només per mandat judicial o requeriment d’organismes amb facultats inspectores podran sortir expedients físics originals de les dependències de l’Ajuntament. En aquests casos, es realitzarà còpia compulsada íntegra de l’expedient sortint, tot indicant en la caràtula de l’expedient la seva condició de còpia.

Si cal remetre documentació original per qualsevol altre motiu no previst, la sortida dels expedients es realitzarà amb l’autorització expressa de la Secretaria i amb les mateixes condicions descrites en el paràgraf anterior.

La Secretaria també podrà autoritzar la sortida temporal d’expedients i documents per a exposicions o activitats culturals o científiques, prèvia sol·licitud per escrit i amb la formalització de la corresponent assegurança sobre la documentació.

Els expedients electrònics es remetran als organismes sol·licitants d’acord amb les instruccions que aquests estableixin. En cas necessari, la persona responsable de Gestió Documental i Arxiu assessorarà les unitats sobre la confecció d’índexs electrònics i altres actuacions per a la remissió d’expedients amb foliat electrònic.

4. Millora de l'arxiu i procés de digitalització actual:

 
L'Arxiu Municipal està en constant evolució i millora. Per una part, pròximament es posarà en funcionament un arxiu electrònic únic definitiu, que serà una de les peces fonamentals de l'Administració      electrònica. Per altre part, continuem amb el procés de digitalització. Actualment ja es troben digitalitzats:
 
1. Activitats: Expedients d'activitats classificades i sense classificar, corresponents al període 1962-2012 inclòs.
2. Urbanisme: Expedients d'obres majors del número 1 fins el 11.300 aproximàdament. 
3. Planejament: Plans generals dels anys 1972, 1984 i 1991.
 
Pàgina actualitzada 2022-02-24